Vijf signalen dat een proces toe is aan automatisering

Wie een slecht proces automatiseert, krijgt een snel slecht proces. Daarom begint goede automatisering met kijken: wat gebeurt er nu, en waarom zo?

Sommige processen vragen om software. Andere vragen om een betere afspraak, of kunnen gewoon weg. Aan deze vijf signalen herkent u de eerste groep.

1. Het gebeurt vaak en steeds op dezelfde manier

Een taak die dagelijks terugkomt en altijd dezelfde stappen volgt, is de beste kandidaat. Hoe vaster het patroon, hoe betrouwbaarder software het overneemt.

2. Er wordt overgetypt

Zodra iemand gegevens van het ene scherm naar het andere overzet, doet een mens het werk van een koppeling. Dat kost tijd en levert typefouten op.

3. Het wacht op mensen

Een aanvraag die blijft liggen tot iemand eraan denkt. Een factuur die pas wordt verstuurd als er tijd is. Herinneringen en doorzetten kan software prima zelf.

4. Een fout wordt pas later ontdekt

Als een vergissing aan het begin pas aan het eind zichtbaar wordt, is het herstelwerk groot. Een controle bij de invoer voorkomt dat.

5. Bij drukte loopt het vast

Loopt de administratie achter zodra het druk wordt, of hangt het proces af van één collega? Dan begrenst het proces uw groei.

• Het proces verandert elke maand. Laat het eerst tot rust komen. Anders automatiseert u iets dat volgende maand anders moet.
• Het komt zelden voor. Een taak van twee keer per jaar verdient de investering niet terug.
• Elke keer is een menselijk oordeel nodig. Dan past ondersteuning beter dan volledige automatisering. AI kan een voorzet doen, een medewerker beslist.
• Niemand is eigenaar. Zonder iemand die verantwoordelijk is, blijft ook het geautomatiseerde proces rommelig.

Loop het proces door met de mensen die het uitvoeren en stel bij elke stap dezelfde vraag: wat gebeurt er als we dit niet meer doen?

Vaak verdwijnen er stappen die ooit nodig waren. Een dubbel akkoord, een extra kopie, een lijst die niemand meer bekijkt. Breng ook de invoer terug tot één route: één formulier in plaats van mail, telefoon en berichtjes door elkaar.

Wat daarna overblijft, is het automatiseren waard.

U heeft geen uitgebreide analyse nodig. Een eenvoudige som volstaat:

aantal keer per week × minuten per keer = minuten per week

Een rekenvoorbeeld. Een taak komt dertig keer per week voor en kost zes minuten. Dat is drie uur per week, ongeveer 150 uur per jaar. Tel daar het herstelwerk bij op als het misgaat.

Zet dat getal naast wat een oplossing kost. U ziet dan snel waar het loont en waar niet. Het is een schatting, maar ze is genoeg om een keuze op te baseren.

Kies het proces dat het hoogst scoort op de vijf signalen en begin daar. Een eerste resultaat geeft draagvlak voor het vervolg.

Benieuwd wat dit in de praktijk oplevert? Lees hoe Choose Your Diet meer klanten tegelijk kan helpen, of bekijk onze dienst Procesautomatisering.