Herkent u dit?

  • Dezelfde gegevens worden twee keer ingevoerd. Een order staat in de mail, in Excel en in het boekhoudpakket. Elke keer overtypen kost tijd en levert verschillen op.
  • Werk wacht op een akkoord. Een offerte, factuur of verlofaanvraag ligt bij één persoon. Is die er niet, dan staat het proces stil.
  • Niemand weet waar iets staat. Bij elke overdracht tussen collega's verdwijnt een stukje informatie. Klanten moeten bellen om de status te horen.
  • De uitzondering is de regel geworden. Het proces op papier klopt allang niet meer met hoe het werk echt gaat. Nieuwe collega's leren het van wie er het langst zit.

Wat het uw bedrijf kost

Inefficiënte processen vallen zelden op als één grote kostenpost. Het zijn kwartiertjes: zoeken, overtypen, navragen, herstellen. Samen kosten ze elke week uren die niet naar klanten gaan.

  • Fouten die later duur worden. Een typefout in een order merkt u pas bij de levering of op de factuur. Herstellen kost dan veel meer dan voorkomen.
  • Werkdruk op de verkeerde plek. Uw mensen besteden hun tijd aan administratie in plaats van aan hun vak.
  • Groei die vastloopt. Meer opdrachten betekent evenredig meer administratie. Wie wil groeien zonder direct mensen aan te nemen, moet eerst het proces vereenvoudigen.
  • Sturen op gevoel. Zonder actueel overzicht ziet u problemen pas als ze al geld hebben gekost.

Zo pakken we het aan

  1. Eerst het echte proces in beeld

    We lopen één proces van begin tot eind met u door, samen met de mensen die het dagelijks uitvoeren. Niet het proces uit het handboek, maar het werk zoals het echt gaat, inclusief de omwegen.

  2. Schrappen voordat we automatiseren

    Een stap die niets toevoegt, hoeft u niet te automatiseren. Die kan weg. We kijken welke akkoorden, controles en overdrachten nodig zijn en welke er ooit zijn ingeslopen.

  3. Automatiseren wat overblijft

    Vaste, terugkerende stappen laten we door software doen: gegevens doorzetten tussen systemen, documenten opstellen, herinneringen versturen. Bij werk met veel vrije tekst of uitzonderingen kan AI een eerste voorzet doen, die een medewerker controleert.

Een eerste stap die u zelf kunt zetten

Kies één proces dat u vaak uitvoert, bijvoorbeeld van offerte tot factuur. Schrijf een week lang op: elke stap, wie hem doet, in welk systeem, en hoe lang hij duurt. Markeer elke plek waar iemand iets overtypt of op een ander wacht.

Dat lijstje is het beste startpunt voor een gesprek. Met ons, of met een andere partij.

Diensten die hierbij passen

  • Procesautomatisering: processen vereenvoudigen en de vaste stappen automatiseren.
  • Maatwerk software: als bestaande pakketten uw werkwijze niet kunnen volgen.
  • AI Solutions: voor taken waar interpretatie bij komt kijken, zoals mail en documenten.

In de praktijk

Voor Choose Your Diet hielp Vedex veel processen te automatiseren. Daardoor kan het team meer klanten tegelijk helpen. Bekijk de samenwerking.

Samenwerken met Vedex

Wat u van Vedex mag verwachten

Vijf afspraken die voor elke samenwerking gelden, groot of klein.

  1. Uw doel is het vertrekpunt

    We beginnen niet bij een techniek of een product. We beginnen bij wat u wilt bereiken en wat u daarbij in de weg zit. Past een bestaand pakket beter dan maatwerk, dan zeggen we dat.

  2. Gewone taal, heldere afspraken

    U heeft geen technische achtergrond nodig om goede keuzes te maken. We leggen uit wat we doen en waarom. Vooraf zetten we op papier wat u krijgt, wat het kost en wat we van u nodig hebben.

  3. Eén aanspreekpunt, van idee tot beheer

    U praat rechtstreeks met de mensen die uw oplossing bouwen. Ook na de oplevering weet u bij wie u terechtkunt voor vragen, onderhoud en de volgende verbetering.

  4. Zorgvuldig met gegevens, vanaf het ontwerp

    Toegangsrechten, back-ups en de omgang met persoonsgegevens zijn geen sluitpost. We nemen ze mee vanaf de eerste schets, zodat u later niet hoeft te repareren.

  5. U houdt de regie

    U bepaalt de richting en de prioriteiten. Vooraf spreken we af hoe broncode, accounts en gegevens op uw naam komen te staan. Zo blijft u vrij in uw keuzes, ook op de lange termijn.

Veelgestelde vragen

Betekent dit dat onze huidige software weg moet?

Meestal niet. In veel gevallen is het genoeg om uw pakketten met elkaar te verbinden. Een systeem vervangen komt pas ter sprake als het uw werkwijze echt in de weg zit.

Is ons bedrijf niet te klein voor automatisering?

Nee. Juist in een klein team telt elk uur. Een eerste automatisering hoeft niet groot te zijn: één koppeling of één formulier kan al verschil maken.

Waar beginnen we?

Bij het proces dat het vaakst voorkomt en het meest misgaat. Daar ziet u het snelst resultaat, en dat geeft draagvlak voor de volgende stap.

Loopt er bij u een proces vast?

Vertel ons waar het stroef gaat. In een eerste gesprek kijken we samen waar de meeste winst zit.

Bespreek uw vraag