Er is niets mis met Excel
Excel is snel, flexibel en iedereen kan ermee overweg. Voor een berekening, een lijstje of een eenmalige analyse is er weinig beters.
Het probleem ontstaat ongemerkt. Een handig lijstje groeit uit tot de planning, de voorraadadministratie of het klantenbestand. Niemand heeft besloten dat het een bedrijfssysteem moest worden. Het is er een geworden.
Zes signalen dat een spreadsheet een systeem is geworden
- Eén persoon begrijpt de formules. Is die collega ziek of met vakantie, dan durft niemand iets aan te passen.
- Er bestaan meerdere versies. En niemand weet zeker welke de juiste is.
- Meerdere mensen werken er tegelijk in. Wijzigingen overschrijven elkaar of raken zoek.
- Gegevens worden overgetypt. Van of naar de boekhouding, de webshop of een ander pakket.
- Er staan persoonsgegevens in, en het bestand wordt gemaild. U weet niet meer waar kopieën rondgaan.
- Een fout is weleens pas weken later ontdekt. Bij een klant, of bij de jaarafsluiting.
Herkent u er twee of meer, dan is het tijd om verder te kijken.
Wat er op het spel staat
- Fouten zonder spoor. Een spreadsheet houdt niet bij wie wat heeft gewijzigd. Een verschoven regel of overschreven formule valt niet op.
- Afhankelijkheid. De kennis zit in één hoofd en in formules die niemand anders kan lezen.
- Privacy. Een bestand met persoonsgegevens dat wordt gemaild, is niet te beveiligen en niet terug te halen.
- Groei. Wat met vijftig regels werkt, wordt met vijfduizend traag en onoverzichtelijk.
Drie routes
| Route | Wanneer passend | Let op |
|---|---|---|
| Het spreadsheet verbeteren | Weinig gebruikers en een eenvoudig proces | Het blijft kwetsbaar. Zet formules vast, controleer de invoer en werk in één gedeelde online versie. |
| Een standaardpakket | Uw proces is gangbaar: klantbeheer, voorraad, planning | U past zich aan het pakket aan. Controleer of het koppelt met uw andere systemen. |
| Maatwerk | Uw werkwijze is specifiek of juist wat u onderscheidt | Een hogere investering vooraf, en onderhoud dat u moet inplannen. |
Er is geen route die altijd de beste is. Lees ook maatwerk of standaardsoftware: waar begint de keuze?
Overstappen zonder brokken
- Begin met één spreadsheet. Kies het bestand waar uw bedrijf het meest van afhangt.
- Leg vast wat het doet. Welke kolommen, welke berekeningen, wie gebruikt het waarvoor?
- Schoon de gegevens op. Dubbele regels en lege velden lost u op vóór de overstap, niet erna.
- Laat oud en nieuw kort naast elkaar lopen. Vergelijk de uitkomsten tot u het nieuwe systeem vertrouwt.
- Stop daarna echt met het oude bestand. Zet het op alleen-lezen. Anders heeft u straks twee systemen.
Excel houdt zijn plek
Na de overstap blijft Excel wat het hoort te zijn: gereedschap voor een snelle analyse, gevoed door gegevens uit een systeem dat u kunt vertrouwen.
Twijfelt u welke route bij u past? Lees meer over verouderde systemen of bekijk onze dienst Maatwerk software.
Neem de checklist mee
Download de invulbare checklist voor Excel vervangen. Noteer per onderdeel een eigenaar en volgende stap. Vergelijk daarna maatwerk met standaardsoftware voordat u een oplossing kiest.
Wat betekent dit voor uw organisatie?
We denken graag met u mee over uw situatie en een passende volgende stap.
Bespreek uw vraag